A. Pengertian Sistem
Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen
(SIM) atau management information system (MIS) adalah sistem informasi
yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Biasanya
SIM meng-hasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan
menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari
sistem pemrosesan transaksi. SIM seringkali disebut juga
sebagai sistem peringatan manajemen (management alerting system) karena
sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap
masalah maupun peluang (Haag, 2000). Istilah yang lain dari SIM adalah sistem
pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998).
B. Proses Manajemen Proses
manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
Proses
Manajemen
- Perencanaan, formulasi terinci
untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang
disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan
tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah
setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut
harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor
pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana
mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan
melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan
Keputusan,
proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses
pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara
perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa
tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat
berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut
Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan
jasa
C.
Karakeristik Sistem
Informasi Manajemen Sistem
informasi manajemen memiliki karakteristik, sebagai berikut:
- Beroperasi
pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi,
aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi.
- Meningkatkan
efisiensi dengan mengurangi biaya.
- Menyediakan
laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan
tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi
dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan
keputusan).
D. Tujuan Sistem Informasi
Manajemen
- Menyediakan
informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
- Menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut
menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke
informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu
masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi
dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan).
E.
Macam-macam
Laporan SIM Macam-macam
laporan yang dihasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan ikhtisar,
laporan perkecualian, dan laporan perbandingan.
- Laporan
periodik adalah
laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian,
mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
- Laporan
ikhtisar adalah
laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
- Laporan
perkecualian adalah
laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai
contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang
dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul
kalau keadaan yang diminta terpenuhi.
- Laporan
perbandingan adalah
laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa
dengan maksud untuk di bandingkan
Sebagai tambahan, terkadang
SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc)
report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai
dapat mengatur sendiri tata letak informasi yang diperlukan.
F.
Grafik
Penyajian
Manfaat
Penyajian data dalam bentuk grafik penyajian Penyajian data secara
grafik dan diagram banyak disukai terutama dalam laporan eksekutif
dan paparan presentasi. Hal ini disebabkan ada elemen ‘human touch’… yang
cantik tampilan yang menawan mampu memikat orang-orang yang melihatnya
dan membacanya. First impression itu penting, Orang lebih suka
menilai apa yang di depan mata. Jika design atau product tersebut mempunyai
warna menawan & cantik sudah tentu akan lebih menarik, Ia menggambarkan
sesuatu untuk mudah dipahami. Ada pepatah mengatakan bahwa dengan melihat maka
dapat mewakili seribu kata.
G.
Jenis
Grafik Penyajian
1.
Grafik
column (Column chart) Kegunaannya: untuk menunjukkan
perubahan data dalam periode waktu tertentu atau menggambarkan perbandingan
antar beberapa item.
2.
Grafik
Garis (Line Chart) Diagram garis adalah penyajian data
statistik dengan menggunakan diagram berbentuk garis lurus. Kegunaannya:
Diagram ini biasanya digunakan untuk menyajikan data statistik yang diperoleh
berdasarkan pengamatan dari waktu ke waktu secara berurutan. Grafik ini juga
untuk menggambarkan nilai masing-masing deret data dalam bentuk garis pada
sebuah baris. Fungsinya untuk menunjukkan data pada rentang waktu tertentu.
Sumbu X menunjukkan waktu-waktu pengamatan, sedangkan sumbu Y menunjukkan nilai data pengamatan untuk suatu waktu tertentu. Kumpulan waktu dan pengamatan membentuk titik-titik pada bidang XY, selanjutnya kolom dari tiap dua titik yang berdekatan tadi dihubungkan dengan garis lurus sehingga akan diperoleh diagram garis atau grafik garis. Dalam Profil Kesehatan Aceh tahun 2005 grafik garis dipakai pada beberapa hal,seperti grafik kasus diare di Aceh tahun 2005,cakupan vit A pada balita bulan februari 2005 dan lain-lain.
Sumbu X menunjukkan waktu-waktu pengamatan, sedangkan sumbu Y menunjukkan nilai data pengamatan untuk suatu waktu tertentu. Kumpulan waktu dan pengamatan membentuk titik-titik pada bidang XY, selanjutnya kolom dari tiap dua titik yang berdekatan tadi dihubungkan dengan garis lurus sehingga akan diperoleh diagram garis atau grafik garis. Dalam Profil Kesehatan Aceh tahun 2005 grafik garis dipakai pada beberapa hal,seperti grafik kasus diare di Aceh tahun 2005,cakupan vit A pada balita bulan februari 2005 dan lain-lain.
3.
Grafik
Batang (Bar Chart) Kegunaannya: Grafik batang digunakan
untuk membandingkan nilai antar deret dalam bentuk grafik batang dengan
beberapa model (silinder, kerucut, dan piramid) dengan posisi horizontal.
Dalam Profil Kesehatan Indonesia tahun 2008 Grafik Batang digunakan pada piramida penduduk indonesia tahun 2008, persentase penduduk miskin,dan lain-lain.
Dalam Profil Kesehatan Indonesia tahun 2008 Grafik Batang digunakan pada piramida penduduk indonesia tahun 2008, persentase penduduk miskin,dan lain-lain.
4.
Grafik
Lingkaran (Pie Chart) Pengertian Pie Chart: Diagram
lingkaran adalah penyajian data statistik dengan menggunakan gambar yang
berbentuk lingkaran. Bagian-bagian dari daerah lingkaran menunjukkan bagian-bagian
atau persen dari keseluruhan. Untuk membuat diagram lingkaran, terlebih dahulu
ditentukan besarnya persentase tiap objek terhadap keseluruhan data dan
besarnya sudut pusat sektor lingkaran. Kegunaan Pie Chart : Grafik
ini digunakan apabila ingin mendapatkan grafik dalam bentuk kue (lingkaran)
dari sebuah deret data tunggal. Fungsinya menunjukkan bagaimana point data
berhubungan dengan keseluruhan data.
Dalam Profil Kesehatan
tahun 2008 Pie chart dipakai seperti pada presentase penduduk yang berobat
jalan,penduduk umur 10 tahun keatas menurut kebiasaan merokok,dan lain-lain.
5.
Grafik
Area (Area Chart) Kegunaan Area Chart:
Grafik ini lebih dikenal dengan grafik atau diagram wilayah, grafik ini
dipilih untuk menggambarkan deret data sebagai garis komulatif dengan tampilan
gambar berbentuk garis yang bertumpuk. Fungsinya untuk menunjukkan perubahan
nilai relatif pada suatu periode waktu.
Model Area Chart:
Ada dua pilihan model grafik jenis area, yaitu: model 2 dimensi dengan 3
dimensi yang masing-masing memiliki 3 pilihan jenis lagi.
6.
Grafik
XY (Scatter Chart) Kegunaan Scatter Chart:
menggambarkan pasangan titik (kordinat) sehingga bentuk grafiknya berupa
titik-titik yang tertebar. Fungsinya untuk menunjukkan hubungan antar point
data dengan memplot titik pada grafik, biasanya digunakan dalam analisis data
ilmiah. Ada 5 jenis pilihan model grafik jenis ini.
7.
Grafik
Donat (Doughnut Chart)Kegunaan
Doughnut Chart: untuk menggambarkan nilai deret data yang masing-masing
diwakili oleh sebuah segmen berbentuk cincin.
8.
Grafik
Radar (Radar Chart)
Grafik
ini menggambarkan nilai deret data menggunakan sumber nilai yang ditarik dari
pusat diagram dan terpisah untuk setiap kategori. Fungsinya menunjukkan
perubahan pada titik pusat.
9.
Grafik
Vektor (Vector Chart) Garis tiga istirahat
menampilkan serangkaian kotak vertical (garis) yang didasarkan pada perubahan
harga. Sebuah garis naik baru diambil jika harga penutupan lebih tinggi dari
yang sebelumnya.jika unjuk rasa atau aksi jual cukup kuat untuk membentuk garis
berurutan dengan arah yang sama,maka harga harus membalikkan oleh harga ekstrem
dari beberapa baris terakhir dalam rangka menciptakan baris baru.biasanya tiga
baris berturut-turut digunakan untuk criteria pembalikan,maka nama tiga istirahat
line.seperti kagi,point,dan gambar,dan renko grafik,diagram jalur tiga
istirahat mengabaikan berlalunya waktu.
10.
Grafik
Kagi (Kagi Chart) GrafIK sebagai peningkatan
tampilan serangkaian garis vertical untuk menggambarkan tingkat umum bahasa dari
penawaran lihat semuanya dan permintaan untuk asset tertentu.ketebalan dan arah
garis tergantung pada aksi harga. Garis tebal di ambil saat harga istirahat
diatas harga sebelumnya tinggi dan ditafsirkan sebagai peningkatan permintaan.
Tipis yang digunakan untuk mewakili pasokan meningkat saat harga turun di bawah
rendah sebelumnya.grafik kagi mengabaikan berlalunya terbalik.
11.Grafik Renko Grafik Renko adalah grafik dengan
tampilan serangkaian kotak putih dan hitam (batu bata) untuk menggambarkan
pergerakan harga umum dan tren pembalikan. Sebuah grafik renko dibangun dengan
menempatkan batu bata di kolom berikutnya setelah harga melampaui bagian atas
atau bawah dari bata sebelumnya dengan jumlah yang telah ditetapkan. Batu bata
putih digunakan ketika arah trend sudah habis,batu bata hitam digunakan ketika
trend ke bawah. Semua batu bata memiliki ukuran yang sama. Jenis grafik
membantu trader untuk mengidentifikasi dukungan utama/tingkat perlawanan.
12.
Grafik
gelembung (Bubble charts) Data diatur dalam kolom
sehingga nilai-nilai x (horizontal) tercantum pada kolom pertama (kiri) dan
nilai-nilai y (vertical) yang sesuai dan nilai-nilai ukuran gelembung tercantum
dalam kolom yang berdekatan, dapat diplot dalam grafik gelembung.
13.
Grafik
permukaan (Surface Charts) Kegunaannya : ketika kita
ingin mencari kombinasi yang optimal dari 2 rangkaian data. Seperti dalam peta
topografi, warna dan pola menunjukkan daerah yang berada dalam kisaran nilai
yang sama.
14.Grafik stok (Stock Charts) Kegunaannya : untuk menggambarkan
fluktuasi harga stok. Namun grafik ini juga dapat digunakan untuk data ilmiah.
Sebagai contoh, kita dapat menggunakannya untuk menunjukkan fluktuasi suhu
harian.
15.
Grafik
Diagram Batang Daun Diagram batang daun dapat
diajukan sebagai contoh penyebaran data. Dalam diagram batang daun, data yang
terkumpul diurutkan lebih dulu dari data ukuran terkecil sampai dengan ukuran
yang terbesar. Diagram ini terdiri dari dua bagian, yaitu batang dan daun.
Bagian batang memuat angka puluhan dan bagian daun memuat angka satuan.
H. Contoh-contoh Sistem
Informasi Manajemen
SIM
merupakan kumpulan dari sistem informasi:
- Sistem
informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan
informasi dan transaksi keuangan.
- Sistem
informasi akademik (academic information systems), menyediakan
informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu
akademi/sekolah/perguruan.
- Sistem
informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan
dengan pemasaran.
- Sistem
informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
- Sistem
informasi personalia (personal information systems).
- Sistem
informasi distribusi (distribution information systems).
- Sistem
informasi pembelian (purchasing information systems).
- Sistem
informasi kekayaan (treasury information systems).
- Sistem
informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
- Sistem
informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
- Sistem
informasi analisis software
- Sistem
informasi teknik (engineering information systems).
- Sistem
informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).
I.
Penerapan
Sistem Informasi Manajemen dalam proses manajerial Sistim Informasi Manajemen
kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam
berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak
lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di
berbagai bidang. Ada
banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar
dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi
databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database
menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga
harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan,
sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Pada
sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial,
yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan
strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan
sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian,
serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam
proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
1. Penentuan Tujuan dan Sasaran Dapat dinyatakan secara aksiomatis
bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan
tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran
kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi,
baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana
organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara
eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya,
serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal
informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan
dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana,
prasarana, dana dan sumber daya manusia.
2. Perumusan Strategi Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan
berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah
sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi
ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan),
Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar
ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang
mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
3. Perencanaan Strategi yang telah dirumuskan dan
ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan.
Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi,
perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat
menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi.
Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H,
yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
4. Penyusunan Program Kerja Penyusunan program kerja merupakan
rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan
di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat
kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar
kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja
disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam
penyelenggaraan kegiatan operasional.
5. Pengorganisasian Organisasi dapat didefinisikan sebagai
sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama
untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi
dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati
wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar
anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya. Tolok ukur keberhasilan suatu
organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh
masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik
dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang
menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi,
interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya
proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
6. Penggerakan SDM Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling
sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal.
Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan
analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam
manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang
mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
7. Penyelenggaraan Kegiatan
Operasional Penyelenggaraan kegiatan operasional
merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan
bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar
atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan
prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan
memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga
berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas
kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya
akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.
8. Pengawasan Pengawasandiperlukan atas pertimbangan
bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi
kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat
efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu,
kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang
penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
9. Penilaian Seperti halnya dalam pengawasan,
informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat
diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak
lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses
manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
10.
Sistem
Umpan Balik Semua informasi yang
diperoleh terutama dari hasil penilaian diumpanbalikkan kepada berbagai pihak.
Baik yang berkaitan dengan manajerial organisasi, maupun kepada para
pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan
lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang
bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang
tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal. Penjelasan di atas
membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu
organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan
informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh,
maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong
lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan
mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong
terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan
sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan,
dan lain sebagainya.