A. Sistim Informasi Manajemen
kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam
berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak
lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di
berbagai bidang. Ada
banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar
dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi
databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database
menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga
harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan,
sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Pada
sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial,
yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan
strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan
sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian,
serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam
proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
1. Penentuan Tujuan dan Sasaran Dapat dinyatakan secara aksiomatis
bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan
tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran
kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi,
baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana
organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara
eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya,
serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal
informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan
dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana,
prasarana, dana dan sumber daya manusia.
2. Perumusan Strategi Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan
berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah
sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi
ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan),
Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar
ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang
mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
3. Perencanaan Strategi yang telah dirumuskan dan
ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan.
Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi,
perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat
menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi.
Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H,
yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
4. Penyusunan Program Kerja Penyusunan program kerja merupakan
rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan
di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat
kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar
kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja
disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam
penyelenggaraan kegiatan operasional.
5. Pengorganisasian Organisasi dapat didefinisikan sebagai
sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama
untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi
dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati
wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar
anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya. Tolok ukur keberhasilan suatu
organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh
masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik
dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang
menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi,
interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya
proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
6. Penggerakan SDM Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling
sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal.
Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan
analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam
manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang
mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
7. Penyelenggaraan Kegiatan
Operasional Penyelenggaraan kegiatan operasional
merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan
bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar
atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan
prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan
memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga
berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas
kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya
akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.
8. Pengawasan Pengawasandiperlukan atas pertimbangan
bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi
kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat
efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu,
kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang
penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
9. Penilaian Seperti halnya dalam pengawasan,
informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat
diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak
lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses
manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
10.
Sistem
Umpan Balik Semua informasi yang
diperoleh terutama dari hasil penilaian diumpanbalikkan kepada berbagai pihak.
Baik yang berkaitan dengan manajerial organisasi, maupun kepada para
pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan
lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang
bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang
tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal. Penjelasan di atas
membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu
organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan
informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh,
maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong
lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan
mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong
terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan
sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan,
dan lain sebagainya.