Dalam
rangka mencapai tujuannya, yaitu memperoleh pendapatan dan mempertahankan
kelangsungan hidup usahanya, perusahaan harus memiliki siklus pendapatan yang
baik. Siklus pendapatan bertujuan untuk memudahkan pertukaran produk atau jasa
yang dilakukan dengan pelanggan dengan tujuan untuk memperoleh pendapatan serta
berlanjut dengan penerimaan pembayaran dalam bentuk uang. Siklus pendapatan
juga dapat membantu dalam menyediakan bukti pencatatan dan pelaporan yang
memadai dari seluruh aktivitas penjualan baik tunai maupun kredit dalam
penerimaan uang.
Fungsi-fungsi
yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang
adalah fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi
akuntansi dan sebagainya yang terlibat dalam siklus pendapatan yang
memungkinkan terjadinya kecurangan atau kekeliruan baik yang dilakukan dengan
sengaja atau tidak disengaja. Agar fungsi-fungsi tersebut dapat berjalan
lancar, maka perusahaan harus menyediakan bukti pencatatan yang didukung dengan
adanya dokumen yang digunakan dalam melakukan pencatatan dari suatu transaksi.
Sebagai contoh dalam pengambilan barang, bagian gudang yang mengeluarkan barang
terlebih dahulu menerima surat pesanan penjualan yang dikirimkan ke gudang untuk
mengambil barang pesanan dari tempatnya. Demikian pula data produk yang
dipesan, disusun dalam daftar pengambilan barang dan harus sesuai dengan lokasi
rak dalam gudang. Jadi pengambilan barang dapat dilakukan secara lebih efisien.
Begitu pula dalam penerimaan uang, tanda terima merupakan pasangan dari faktur
penjualan, karena formulir ini memuat nilai uang tunai yang diterima
pelanggannya.
Dari
keadaan ini jelas bahwa dokumen yang digunakan siklus pendapatan berperan dalam
pengamanan produk dan penerimaan uang. Karena perusahaan yang akan menghasilkan
barang perlu merencanakan dan memperhitungkan masalah pengamanan produk dan
penerimaan uang. Kedua hal tersebut merupakan unsur yang sangat penting dalam
meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Adanya prosedur pengamanan produk yang
baik dengan didukungnya kelengkapan pencatatan formulir atau dokumen yang
digunakan, akan dapat menghindarkan perusahaan dari penyimpangan dalam
penanganan produk, dan produk dapat disampaikan dengan aman ke tangan konsumen.
Selanjutnya perusahaan dapat menerima pembayaran dari hasil penjualan tersebut.