A. Pengantar
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam
setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat
melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
B. Batasan
Perencanaan
Menurut Newman perencanaan
(planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen
planning is the determination of a course of action to achieve a desired
result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana (
When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi
seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan
kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan
serta program-program yang dilakukan.
C. Unsur-unsur
Perencanaan
Perencanaan yang
baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur
perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa
yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya
tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan
tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan
tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan
melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara
melaksanakan tindakan tersebut
D. Sifat Rencana
Yang Baik
Rencana yang baik
harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian
kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima
sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu
rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada
perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan
penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu
walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas,
tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam
perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada
siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh
tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi.
E. Proses
Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas
dan tujuan
Antara tugas dan
tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau
nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan
analisa
Menentukan
factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi)
bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan
kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang
tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian
tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar
tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan
efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu
alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara
mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut.
Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
F. Siapa Pembuat
Rencana ?
1. Panitia
Perencanaan
Panitia ini terdiri
dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing
membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana
yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian
Perencanaan
Seringkali tugas
perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini
merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat
rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian
dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah
organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana, tidak
disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
- Staf (pemikir)
yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk
perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan
sesuatu guna.
G. Bentuk-bentuk
Perencanaan
1. Recana Global
(Global Plan)
Analisa penyusunan
recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu
kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses,
memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu
kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu
tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik
(Strategic Plan)
Bagian dari rencana
global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan
dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka
panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan
dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses
prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic
ini yaitu :
1. Memberikan
kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah
pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan
pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana
Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini
meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka
pendek.
- Rencana sekali
pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah
tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai,
misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu
perusahaan.
- Rencana Tetap (
Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan
terjadi berulang-ulang.
H. Tujuan
Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari pada
tujuan yaitu :
1. Hasil akhir yang
ingin dicapai
2. Kegiatan yang
dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut
Dalam buku
Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan primer
berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung
kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
2. Tujuan
kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Skunder,
berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
I. Bentuk-bentuk
Tujuan
Parrow membagi tujuan
menjadi lima bentuk :
1. Sociental Goals,
dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi
kebutuhan dari masyarakat.
2. Output Goals,
menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk
konsumsi.
3. System Goals,
pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa
digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals,
berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived Goals,
dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam
organisasi,
J. Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar
dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan,
penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut
tanpa kecuali.
2. Sumber
legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna
mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan
dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar
pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat
secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi
untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan
memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik,
menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat
mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur
rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari
organisasi.
Peter Drucker
menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam
menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar,
berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat
berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran
distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas,
yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai,
yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik
dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang
diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
4. Profitabilitas,
pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan
melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi
dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi, yaitu
pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru,
teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang
terus bertambah.
6. Prestasi dan
pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk
pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan
sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor
karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung jawab
solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang
dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum,
pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
K. Management
Bay Objective ( MBO )
Pertama kali
diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada
tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen
berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals
management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya
sama.
Management by
objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang
efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun
informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan
kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali
atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by
objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer
dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau
sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi
pengoperasian satuan kerja.
L. Sistem
Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen
para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan
bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan
manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur,
sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa
yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu
dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan
perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama
dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa
yang akan dicapai.
4. Perlunya
partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota,
maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan
implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan
mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan
kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
M. Kebaikan dan
Kelemahan MBO
Kebaikan :
Kelemahan :
1. Mengetahui apa
yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer
membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki
komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses
evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan
biaya yang besar.
2. Dalam hal
pengembangan dan implementasi program-program MBO.
N. Unsur-unsur
Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses
maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui
kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan
hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini
sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia
berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer
harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa
partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua
pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan
dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
O. Bentuk-bentuk
Pembuatan Keputusan ( Decision Making )
Pembuatan keputusan
yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu
masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam
organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan
kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan
ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak,
bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian,
resiko dan ketidak pastian.
Keputusan
terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur
yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai,
prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan
sebagainya.
Keputusan tidak
terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena
terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian
sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian
teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan
kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang
tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing,
perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain
sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian
(certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu
mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
Resiko (risk),
yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang
akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh
organisasi atau perusahaan.
Ketidak pastian
(uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta
tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak
mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang
kritis dan paling menarik.
P. Proses
Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan
Perumusan Masalah
Manajer harus dapat
menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang
harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an
Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan,
lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan
Alternatif
Pengembangan
alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar
tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian
terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas
dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan
sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa
baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan
Alternatif Terbaik
Didasarkan pada
informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan
yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi
Keputusan
Manajer harus
menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan,
serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil.
Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan
tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta
mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas
Hasil Keputusan
Implementasi yang
telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan
memberikan hasil yang diharapkan.
Q. Keterlibatan
Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan
bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan
kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan
saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih
efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik
situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan
menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
R. Metode
Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi
semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam
membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan
peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan
dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset
operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem
yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang
akurat.