Pendekatan
lama sistem pengendalian manajemen menggunakan 8 (delapan) unsuratau sarana
yang dipakai auditor dalam menilai efektivitas sistem pengendalian
manajemenauditan.
1. PENGORGANISASIAN Unsur pengorganisasian dalam konteks
penilaian sistem pengendalian ditekankan pada ukuran besar kecilnya organisasi,
tujuan organisasi serta karakteristik dari organisasi yang bersangkutan.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian
meliputi: a. Proses pembentukan organisasi harus mengacu pada upaya untuk
menciptakan organisasi yang efektif dan efisien. Struktur organisasinya mengacu
pada visi dan misi serta tujuan organisasi. b. Persyaratan kompetensi tenaga
sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab yang telah ditetapkan. c. Terdapat
pembagian tugas dan tanggung jawab. Tidak dijumpai adanya seseorang melakukan
suatu kegiatan dari awal sampai akhir tanpa adanya campur tangan orang lain. d.
Penghindaran adanya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan dalam pembagian
tugas, fungsi, dan tanggung jawab. e. Terdapat kewajiban bagi setiap orang
untuk mempertanggung jawabkan kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan
pencapaian kinerjanya. f. Pendefinisian kewenangan dan tanggung jawab
masing-masing jabatan/kedudukan harus jelas dan seimbang. g. Pendelegasian
wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan
fungsinya. Penempatan posisi sebagai manajer keuangan dan akuntansi oleh
seseorang yang tidak memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman yang
memadai di bidang keuangan adalah contoh penyimpangan atas pengorganisasian
yang baik.
2. KEBIJAKAN Kebijakan adalah alat untuk mencapai tujuan
sehingga dalam penetapan kebijakan harus diperhitungkan kontribusi kebijakan
terhadap pencapaian tujuan. Kebijakan seharusnya tidak boleh bertentangan
dengan ketentuan atau peraturan yang lebih tinggi sekaligus harus bersifat
sederhana. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan antara lain:
a. Kebijakan harus jelas dan dibuat secara tertulis serta dikomunikasikan ke
seluruh fungsionaris dan pegawai secara sistematis tepat pada waktunya. b.
Kebijakan yang ada harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku (yang lebih tinggi) dan dilakukan peninjauan secara periodik serta
dilakukan revisi bila diperlukan. c. Kebijakan harus selaras (konsisten) dengan
tujuan organisasi. d. Kebijakan dibuat dengan maksud untuk melaksanakan kegiatan
yang telah digariskan secara ekonomis, efisien, dan efektif. e. Kebijakan harus
dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai. Kebijakan pimpinan berupa
pencanangan visi dan misi instansi yang tidak disosialisasikan kepada seluruh
fungsionaris dan pegawai secara sistematis dan tepat waktu sehingga
mengakibatkan gerak langkah pelayanan instansi tidak mencapai sasaran adalah
contoh pengendalian dari aspek kebijakan yang kurang memadai.
3. PERENCANAAN Perencanaan merupakan tahapan awal dari
pelaksanaan suatu kegiatan. Pada tahap ini ditetapkan tujuan/sasaran, cara
pelaksanaan, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan
serta peraturan yang harus ditaati. Faktor-faktor dari unsur perencanaan yang
baik meliputi antara lain: a. Setiap kegiatan harus dibuat perencanaannya
terlebih dahulu. b. Dalam penyusunan rencana dipilih alternatif yang paling
menguntungkan bagi organisasi dan telah memperhatikan ketaatan pada
peraturan/ketentuan yang berlaku. c. Dalam penyusunan rencana telah memperhitungkan
secara matang keterlaksanaan rencana tersebut dengan memperhatikan kondisi yang
ada.
d. Terdapat penelaahan oleh atasan langsung tentang rencana
kerja yang diajukan kepadanya dan apakah rencana yang telah disusun dan
disetujui digunakan sebagai alat pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan. e.
Rencana kerja telah dikomunikasikan secara efektif. Contoh kegiatan yang tidak
sesuai dengan unsur perencanaan yang baik adalah kegiatan yang dilaksanakan
oleh suatu instansi tidak pernah direncanakan terlebih dahulu, sehingga tidak
jelas efektivitas pencapaiannya.
4. PROSEDUR Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus
diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna
menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan
efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga
menjamin terciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif. Faktor-faktor
dari unsur prosedur yang efektif antara lain meliputi: a. prosedur yang dibuat
harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan; b. prosedur dibuat dalam
bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara
ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang
berlaku; c. prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internal
sehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai
lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atau terpengaruh oleh
orang lain; d. prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan
dengan prosedur lain; e. prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran
pemberian pelayanan kepada pengguna; dan f. prosedur yang dibuat tidak rumit,
melainkan sederhana dan mudah dimengerti serta dilakukan peninjauan kembali
secara berkala. Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan
sertifikat tanah merupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran
pemberian pelayanan kepada masyarakat.
5. PENCATATAN/AKUNTANSI Pencatatan/akuntansi merupakan
pendokumentasian semua kegiatan dalam suatu unit kerja. Pencatatan memberikan
kontribusi yang besar kepada manajemen untuk melakukan pemantauan terhadap
aktivitas operasi. Faktor-faktor dari unsur pencatatan/akuntansi yang baik
meliputi antara lain: a. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dengan teliti,
akurat dan tepat waktu serta diklasifikasikan dengan tepat pula. b.
Pencatatan/akuntansi yang ada telah menjamin pengendalian yang cukup atas harta
dan kewajiban organisasi. c. Fungsi akuntansi dipisahkan dari fungsi otorisasi
dan penyimpanan. d. Terjadi pengecekan internal (pengendalian otomatis)
diantara berbagai catatan/akuntansi. e. Catatan/akuntansi harus dilakukan
verifikasi secara berkala baik oleh auditor internal maupun oleh auditor
eksternal. Praktik yang sering kali dijumpai di lapangan yaitu keterlambatan
dan ketidakakuratan pencatatan aset proyek ke dalam administrasi rutin instansi
adalah contoh tidak memadainya unsur pencatatan/akuntansi.
6. PELAPORAN Pelaporan berfungsi sebagai sarana pertanggung
jawaban suatu pelaksanaan kegiatan yang meliputi: apa yang telah dikerjakan,
kesesuaian dengan rencana yang telah ditetapkan, dan uraian alasan terjadinya
deviasi dari keduanya. Melalui pelaporan, seorang pimpinan dapat melakukan
pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Faktor-faktor dari
unsur pelaporan yang baik meliputi antara lain: a. Sistem pelaporan yang
diciptakan hendaknya dapat memberikan informasi terkini yang dibutuhkan oleh
pimpinan yang bertanggung jawab. b. Laporan yang disusun didasarkan pada data dan
informasi yang benar, akurat, dan tepat waktu. c. Terdapat keharusan pada
setiap pegawai tertentu untuk membuat laporan hasil pekerjaannya secara
tertulis.
d. Isi laporan harus didukung oleh bukti yang memadai dan
dapat dipertanggung jawabkan. Tidak tertibnya penyampaian laporan kegiatan
masing-masing sub bagian/bagian/bidang suatu instansi adalah contoh lemahnya
unsur pelaporan.
7. PERSONALIA Faktor yang sangat menentukan dalam
pelaksanaan kegiatan suatu organisasi terletak pada unsur personalia. Sumber
daya manusia merupakan faktor penentu dalam menunjang keberhasilan organisasi
secara ekonomis dan efisien. Faktor-faktor dari unsur personalia yang baik
meliputi antara lain: a. Penempatan dan pemberian tugas harus diberikan dengan
prinsip the right man in the right place. b. Pegawai diangkat menurut
kualifikasi yang dibutuhkan. c. Terdapat kegiatan supervisi yang memadai
terhadap pegawai. d. Terdapat kebijakan penetapan sanksi atau penghargaan
prestasi sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. e. Terdapat
program pembinaan atas pegawai yang berkesinambungan. f. Terdapat kebijakan dan
pelaksanaan rotasi dan mutasi. Penunjukkan auditor yang sama pada pelaksanaan
audit terhadap suatu instansi tertentu untuk waktu yang terlampau lama dapat
berdampak pada menurunnya sikap independensi dan obyektivitas auditor adalah
contoh tidak memadainya unsur personalia.
8. REVIU INTERN Fungsi auditor intern adalah fungsi
pengendalian manajemen yang dilakukan oleh salah satu unit dalam suatu
organisasi. Fungsi ini merupakan mata dan telinga manajemen dalam mengendalikan
organisasi. Faktor-faktor dari unsur reviu intern yang baik meliputi antara
lain: a. Struktur bagian auditor intern sebaiknya ditempatkan pada kedudukan
yang tepat dalam organisasi. b. Lingkup tugas kegiatan audit ditetapkan dengan
jelas dan personel yang ditugaskan sebagai auditor intern memenuhi persyaratan
kompetensi yang memadai. c. Pekerjaan audit ditujukan untuk perbaikan
organisasi dan terdapat prosedur yang mengatur pemantauan tindak lanjut atas
hasil auditnya. d. Terdapat program peningkatan pengetahuan dan keterampilan
tenaga auditor intern secara periodik. Contoh unsur reviu intern yang tidak
memadai misalnya: - Posisi lembaga audit ditetapkan pada tingkat yang tidak
cukup untuk bersikap bebas, obyektif dan independen. - Tidak pernah dirancang
program pelatihan bagi staf organisasi.