BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Pelatihan merupakan bagian dari
pembelajaran sepanjang hayat (continuing Education). Tujuan dan keberadaan
pelatihan berbeda dari suatu lembaga dengan lembaga lain. Akan tetapi pada
akhirnya tujuan dari lembaga yang berhubungan dengan Pelatihan sangat berkaitan
dengan bagaimana efektivitas dalam mencapai tujuan. Bila setiap orang mempunyai
urutan yang sama untuk mencapai tujuan, pada akhirnya ketercapaian tujuan ini
sangat tergantung pada keberadaan manajer yang secara khusus memiliki tugas
khusus dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian dan mengevaluasi setiap
kegiatan lembaga dalam upaya untuk mencapai tujuan.
Manajemen ialah seni dan ilmu
dalam upaya untuk mencapai tujuan orang-orang.Dalam beberapa segi manajemen
berbeda dengan administrasi karena yang terakhir ini lebih menekankan pada
keterselenggaraan tugas dibandingkan dengan melakukan kerjasama dengan
orang-orang.
Lingkungan pendidikan yang sangat
kompetitif akan memiliki dampak seperti tuntutan untuk selalu membangun
keunggulan kompetitif, pemutakhirkan peta perjalanan (roadmap) organisasi
secara berkelanjutan, penentuan langkah-langkah strategik ke depan,
pengerahkan, pemusatkan kapabilitas dan komitmen seluruh staf dalam mewujudkan
masa depan organisasi. Dan kecenderungan umum, pendidikan saat ini hanya
mengandalkan anggaran tahunan sebagai alat perencana masa depan organisasi,
sehingga menjadi tidak koheren antara Visi dan Misi, Tujuan organisasi, Rencana
Jangka Pendek dan Jangka Panjang, ImplementasiManajemen diperlukan di dalam
sebuah organisasi menyusun perencanaan strategik, sementara manajemen
menengah sampai karyawan hanya melakukan implementasi rencana jangka panjang
dan pendek. Sistem ini hanya pas untuk lingkungan yang stabil yang di dalamnya
prediksi masih dapat diandalkan untuk memperkirakan masa depan organisasi.
Dalam pengembangan aktivitas, perguruan tinggi harus melibatkan seluruh unit
kerja dan personel didalamnya dalam perencanaan strategiknya untuk mengubah
mode operasi organisasi dari plan and control menjadi sense and respon. Dengan
mekanisme baru ini, diharapkan akan dapat terlihat dan terukur seluruh kinerja
organisasi dalam berbagai level.
B.
Rumusan Masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah pada makalah ini
adalah:
1. Apakah yang dimaksud
dengan manajemen pelatihan?
2. Bagaimana penyusunan
rencana pelatihan?
C. Tujuan
Makalah
Adapun yang menjadi tujuan pada makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui
pengertian manajemen pelatihan
2. Untuk mengetahui penyusunan
rencana pelatihan
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Manajemen Pelatihan
Poerwadarminta (1984) memberikan
arti kepada “pelatihan” sebagai pelajaran untuk membiasakan atau memperoleh
sesuatu kecakapan.Flippo (1961) menegaskan bahwa pelatihan pada dasarnya
merupakan suatu usaha pengetahuan dan kecakapan agar karyawan dapat mengerjakan
suatu pekerjaan tertentu.
Berdasarkan uraian di atas,
pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan pendidikan yang dilakukan
dengan sengaja, terorganisir dan sistematik di luar sistem persekolahan untuk
memberikan dan meningkatkan suatu pengetahuan dan keterampilan tertentu kepada
kelompok tenaga kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat dengan metode
yang mengutamakan praktek daripada teori, agar mereka memperoleh pengetahuan,
sikap dan keterampilan dalam memahami dan melaksanakan suatu pekerjaan tertentu
dengan cara yang efisien dan efektif.
Pelatihan dilaksanakan guna
mengajarkan sejumlah pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan
anggota / kader penggerak suatu organisasi atau untuk peningkatan kemampuan
dalam menjalankan aktivitas tertentu. Telah banyak metode pelatihan yang telah
dikenal, antara lain program pelatihan di tempat kerja (On the job training),
pelatihan di kelas, dan pelatihan vestibule (balai), sejenis pelatihan dengan
simulasi menggunakan peralatan dalam laboratory setting. Saat ini telah
dikembangkan pula pelatihan di alam terbuka (outdoor) misalnya outbond
management training, yaitu metode pelatihan di alam terbuka dengan penekanan
pada pengembangan kemampuan di bidang manajemen organisasi dan pengembangan
diri (personal development) yang disimulasikan melalui permainan-permainan yang
secara langsung bisa dirasakan oleh peserta dengan tujuan untuk meningkatkan
motivasi dan kepercayaan diri (personal development), berpikir kreatif
(inovasi), rasa kebersamaan, saling percaya (trust) dll.
Menurut Stoner (1996) Manajemen
adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya
yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Pengelolaan program pelatihan
tidak jauh berbeda dengan pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu.Akan
tetapi, seringkali pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang
sederhana hingga banyak dikesampingkan.Hal ini ditengarai dengan "tingkat
keseriusan dan komitmen" berbagai pihak.Banyak pihak lebih memperhatikan
dan lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada
"proyek pengembangan sumberdaya manusia melalui program pelatihan".
Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana"
yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun
pelatihan bagi kelompok sasaran.
Sekaitan dengan judul tulisan ini,
terdapat dua kata yang dikombinasikan, yakni “manajemen” dan “pelatihan”. Kata
manajemen berasal dari bahasa Inggris management, yang dalam bahasa Indonesia
disebut “pengelolaan”, sedangkan kata pelatihan merupakan asli bahasa Indonesia,
yang dalam bahasa Inggris disebut “training”. Dengan kata lain, judul tulisan
ini dapat juga disebutkan sebagai “manajemen training” atau “pengelolaan
pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.
Setiap pengelola pelatihan tidak
dapat menggantungkan keberhasilan pelatihan dari satu atau dua aspek saja,
tetapi harus melihat secara komprehensif semua faktor yang dapat
mempengaruhi keberhasilan pelatihan tersebut. Salah satu aspek yang sangat
penting tersebut adalah aspek manajemen, yaitu bagaimana sebuah pelatihan
dikelola dan diarahkan pada pencapaian tujuan.
Manajemen pelatihan, dalam konteks yang lebih luas
manajemen pelatihan memiliki dimensi tentang bagaimana pengelolaan pelatihan,
supaya pelatihan bisa berjalan dengan baik dan berhasil secara efektif dan
efisien.Manajemen pelatihan secara konsep bisa diartikan “Proses perencanaan,
pengorganisasian, penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan
dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan
secara efektif dan efisien”. Dalam konteks yang lain manajemen pelatihan atau
pengelolaan pelatihan identik dengan manajemen proyek atau pada istilah lain
sama dengan mengelola proyek.
B.
Penyusunan Rencana Pelatihan
Sebagai langkah awal, mengelola
program pelatihan adalah penjajagan dan analisis kebutuhan pelatihan, baik
kebutuhan pelatihan yang bersifat kelembagaan, kesatuan unit dalam lembaga atau
kebutuhan pelatihan yang bersifat individual. Kebutuhan pelatihan ini dapat
dikategorikan dalam dua jenis, yaitu kebutuhan yang ada saat ini maupun
kebutuhan pelatihan di masa yang akan datang, sebagai akibat adanya berbagai
perubahan. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber
daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat
dipecahkan.
Mengingat adanya berbagai
keterbatasan, baik keterbatasan dana maupun keterbatasan lain, perlu pula
ditempuh berbagai langkah untuk menetapkan skala prioritas, dengan menguji
"bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang
perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis
posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas,
kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan, ketrampilan yang
dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang diharapkan dalam uraian
tugas yang ada. Berdasarkan hasil analisis ini, langkah berikutnya menetapkan
"siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti
program pelatihan.
Dari rangkaian kegiatan tersebut,
secara garis besar sudah dapat teridentifikasi "isi" atau
"materi" pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan
berdasarkan dalam "uraian tugas" dan "tujuan lembaga".
Kemudian langkah terperinci dan spesifik dapat disusun dalam tahapan-tahapan
perencanaan pelatihan.
Dalam mendasain dan merencanakan
program pelatihan, hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan
berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih
jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca
pelatihan. Keterlibatan dan komitmen semua pihak, terutama pihak manajemen,
akan menjadi kunci keberhasilan program pelatihan. Pepatah mengatakan bahwa
"perencanaan yang baik berarti setengah pekerjaan telah
terselesaikan".Pada umumnya, perencanaan pelatihan lebih banyak
membutuhkan waktu daripada pelaksanaannya.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan
pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat
pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan
panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) narasumber. Dalam pelaksanaannya,
ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang
menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung
lainnya.
Terakhir adalah evaluasi pelatihan
dan tindak lanjut.Banyak pelatihan yang dilakukan hanya menyelenggarakannya saja,
setelah itu tidak ada tindak lanjutnya. Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut
sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan,
baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam &
Shinkfield, 1985). Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai
suatu program (judgement).Objek evaluasi adalah program yang hasilnya memiliki
banyak dimensi, antara lain, kemampuan, kreativitas, sikap, minat, dan
keterampilan.Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui
manfaat dan dampaknya.
Penyusunan rencana pelatihan
secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Langkah pertama dan utama dalam
mengelola pelatihan adalah menjajagi dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta
sejauh mana kebutuhan tersebut perlu dipenuhi. Langkah ini merupakan langkah
yang bersifat mutlak dan esensial. Mengingat pentingnya langkah ini, maka dalam
melakukannya perlu perhatian dan persiapan yang matang.
Pendekatan identifikasi kebutuhan pelatihan secara
sistematis ini mempunyai relevansi yang jelas antara kebutuhan pelatihan dengan
kebutuhan atau persyaratan tugas. Tujuan pendekatan pengelolaan program
pelatihan ini adalah :
a.
Spesifikasi
tujuan pelatihan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan tugas yang ada.
b.
Adanya
peningkatan yang dapat diukur di dalam pencapaian tujuan organisasi atau
lembaga.
2) Menguji dan Menganalisis Jabatan dan Tugas
Menguji dan menganalisis jabatan
adalah suatu proses mendapatkan informasi (data) tentang suatu jabatan untuk
penyusunan standar-standar tertentu. Secara umum, untuk melakukan analisis
jabatan dan analisis tugas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
Menganalisis Uraian Tugas (Job Description);
Mengananalisis spesifikasi tugas ;
Menganalisis kualifikasi
Adapun, faktor-faktor yang perlu dipersiapkan antara
lain adalah:
a.
Pengetahuan, keterampilan dan sikap
b. Metoda
(proses, mesin/alat, bahan)
c.
Organisasi / prosedur
3) Klasifikasi dan menentukan peserta pelatihan
Berdasarkan pada tahap tersebut di
atas dapat diketahui adanya berbagai klasifikasi peserta sesuai dengan
"jabatan dan tugas" yang diemban oleh masing-masing peserta. Banyak
hal yang harus dipertimbangkan dalam penentuan peserta. Namun, yang pasti bahwa
"makin heterogen/beragam" makin tajam pula sudut pandang yang timbul
karena adanya berbagai "posisi" dalam melihat dan mempertimbangkan
sesuatu. Disamping itu, penentuan peserta, khususnya dalam hal jumlah, perlu
pula mempertimbangkan ketersediaan sumberdaya yang mendukung pelatihan.
4) Merumuskan Tujuan Pelatihan
Ada beberapa faktor yang perlu
diperhatikan dalam menyusun dan merumuskan tujuan pelatihan, yaitu:
a.
Jenis
Tujuan Pelatihan, yaitu hendaknya jenis tujuan pelatihan harus mencakup
Pengetahuan (P), Sikap (S) dan Ketrampilan (K) dan hasil yang diharapkan
merupakan perubahan tingkah laku yang dapat diobservasi/diamati.
b.
Kedalaman
Tujuan Pelatihan, Semakin dalam tujuan pelatihan semakin rumit untuk
mencapainya, sehingga akan mempengaruhi materi maupun metoda pelatihan yang
harus diberikan.
c.
Sumber
Daya yang tersedia, dalam merumuskan tujuan pelatihan hendaknya juga
mempertimbangkan sumberdaya yang tersedia.
d.
Waktu,
faktor waktu sangat menentukan dalam merumuskan tujuan pelatihan
5) Rancangan Program Pelatihan (Rancangan
Kurikulum & Silabus)
Langkah-langkah penting di dalam
menyusun Rancangan Kurikulum & Silabus adalah sebagai berikut di bawah ini.
a.
Menentukan
& Memprioritaskan Isi/Muatan Materi Pelatihan
b.
Membangun
Hubungan Logis dan Urutannya
c.
Menentukan
Metoda & Media Pelatihan
d.
Menentukan
Kebutuhan Waktu
6) Rencana
Program Pelatihan
Secara rinci perencanaan
penyelenggaraan pelatihan harus menentukan hal-hal sebagai berikut :
a.
kebutuhan
biaya dan menetapkan sumber dana,
b.
bahan
pelatihan,
c.
tempat
penyelenggaraan,
d.
konsumsi,
e.
akomodasi,
f.
transportasi,
g.
dokumentasi,
h.
sekretariat,
7)
Menyusun dan Mengembangkan Kerangka Acuan (TOR)
Langkah penting selanjutnya adalah menyusun dan
mengembangkan suatu kerangka Acuan Pelatihan atau Terms of Reference (TOR).
Pada umumnya garis besar isi Kerangka Acuan Pelatihan (TOR) ini meliputi pokok
pokok sebagai berikut:
a. Latar
Belakang/Pendahuluan (Mengapa);
b. Tujuan
Pelatihan (Untuk Apa);
c. Pokok
Bahasan/Materi Pelatihan (Apa);
d. Pendekatan dan Metodologi Pelatihan
(Bagaimana);
e.
Peserta Pelatihan dan Fasilitator (Siapa);
f. Waktu
dan Tempat Pelatihan (Kapan dan Dimana);
g. Sumber
dana dan Pembiayaan (Berapa);
8)
Pelaksanaan Program Pelatihan
Secara garis besar, dalam
penyelenggaraan pelatihan ada dua hal penting yang perlu dilakukan oleh
"Panitia Penyelenggara", yaitu Tahap Persiapan dan Tahap Pelaksanaan
Pelatihan.
a. Tahap
Persiapan
Persiapan operasional ini antara lain meliputi:
1. Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas
yang tersedia
2. Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan.
3. Mempersiapkan Konsumsi;
b. Tahap
Pelaksanaan Pelatihan
Secara umum, alur pokok yang ditempuh dalam
pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut di bawah ini:
1. Pembahasan Materi Pelatihan;
2. Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan
9)
Evaluasi Program Pelatihan
Atas dasar ini, maka kegiatan evaluasi pelatihan
dapat berupa :
· Evaluasi Proses Pelatihan
Evaluasi proses adalah evaluasi yang dilakukan
terhadap langkah-langkah kegiatan selama proses pelatihan berlangsung. Evaluasi
proses dilakukan dengan mengungkapkan pendapat seluruh peserta tentang
Fasilitator, Peserta, Materi/Isi, dan proses pelatihan. Pada umumnya evaluasi proses pelatihan dapat
dilakukan dengan beberapa model atau cara, yaitu : Evaluasi harian, Evaluasi
mingguan dan Evaluasi akhir
· Evaluasi Hasil Pelatihan
Evaluasi hasil pelatihan berguna untuk mengetahui dan
mengukur akibat-akibat yang ditimbulkan oleh suatu tindakan pelatihan.
10) Tindak
Lanjut Pelatihan
Rencana Tindak Lanjut pelatihan
adalah setiap upaya atau kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan setelah
kegiatan pelatihan selesai. Rencana Tindak Lanjut hendaknya dibuat secara
spesifik dan realistis sesuai dengan tanggung jawabnya.
Dalam menyusun Rencana Tindak
Lanjut, pada umumnya akan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a.
"Apa",
yaitu menyangkut jenis kegiatan yang dapat dilakukan di dalam kegiatan
sehari-hari di tempat kerjanya.
b.
"Bagaimana",
yaitu cara atau langkah-langkah yang harus ditempuh sehingga apa dapat
terlaksana dengan baik dan benar.
c.
"Siapa",
yaitu menyebutkan pihak terkait (stakeholder) siapa saja yang harus dan perlu
dilibatkan dalam melakukan kegiatan tindak lanjut. masyarakat, staf yang lain
atau pimpinan lembaga.
d.
"Kapan",
yaitu menjelaskan dan menguraikan tentang batasan waktu kapan akan dimulai dan
kapan akan berakhir.
e.
"Dimana",
yaitu menyebutkan dimana kegiatan tersebut akan dilakukan. Apakah akan
dilakukan di lapangan dengan guru dan perangkat sekolah lainnya ataukah akan
dilakukan di tempat kerjanya atau di unit kerjanya sendiri, di unit yang lain
atau akan diterapkan di luar lembaga lain yang terlibat di dalamnya.
BAB
III
KESIMPULAN
Manajemen pelatihan adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap
kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai
tujuan pelatihan secara efektif dan efisien. Manajemen atau pengelolaan
pelatihan merupakan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran yang berupa kegiatan memahirkan. Sebagai suatu proses, manajemen
pelatihan bergamitan dengan trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b)
pelaksanaan, dan (c) evaluasi. Ketiga komponen tersebut dapat dijabarkan ke dalam
sepuluh langkah kegiatan dalam menyusun rencana pelatihan yaitu:
Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan
Pelatihan
Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas
Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta
Pelatihan
Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan
Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus
Pelatihan
Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan Langkah
Langkag 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan
(TOR) Langkah
Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan Langkah
Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan Langkah
Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan
Mengelola Pelatihan (Managing Training) tidak ada
bedanya dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini.Pada umumnya
Daur Manajemen Pelatihan mengacu ke analisis, mendesain, mengembangkan,
mengimplementasikan, dan mengevaluasi.
Keberhasilan pelatihan ditentukan oleh berbagai
komponen, antara lain, pelatih, peserta latihan, bahan, media, strategi, dan
kondisi pelatihan.Pelatih termasuk penentu utama keberhasilan.
DAFTAR
PUSTAKA
Bloom, Benjamin et. al., 1971. Handbook on Formative
and Summative Evaluation of Student Learning, New York: McGraw-Hill.
Knowles, Malcom S. 1980. The Modern Practice in Adult
Education, From pedagogy to andragogy, Newyork: Cambridge The Adult Education Company
Leslie Rae. 1990. Mengukur Efektifitas Pelatihan. Jakarta:
PT Pustaka Bina Mandiri Pressindo
Stoner, James A.F. Freeman, R. Edward, Gilbert J.R, Daniel
R. (1996).Manajemen. Jakarta: P.T. Prenhallindo.
Subagio, Admodiniryo. 1993. Manajemen Training. Jakarta:
Balai Pustaka
Sudrajat, Yayat. Manajemen Pelatihan.
http://file.upi.edu/Direktori/FPBS/JUR._PEND._ BAHASA_DAERAH/
196302101987031-YAYAT_SUDARYAT/MKL_BInd/ MANAJEMEN_PELATIHAN.pdf
Suryosubroto.2005. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan. Yogyakarta:
FIP UNY
Syarif, Rusli. 1987. Teknik Manajemen Latihan dan
Pembinaan. Bandung: Angkasa.