Sebagai langkah awal, mengelola program pelatihan
adalah penjajagan dan analisis kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan
yang bersifat kelembagaan, kesatuan unit dalam lembaga atau kebutuhan pelatihan
yang bersifat individual. Kebutuhan pelatihan ini dapat dikategorikan dalam dua
jenis, yaitu kebutuhan yang ada saat ini maupun kebutuhan pelatihan di masa
yang akan datang, sebagai akibat adanya berbagai perubahan. Di sisi lain,
langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki
sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.
Mengingat adanya berbagai keterbatasan, baik
keterbatasan dana maupun keterbatasan lain, perlu pula ditempuh berbagai
langkah untuk menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit
manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan
dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis
tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan
analisis terhadap pengetahuan, ketrampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi
"standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada. Berdasarkan
hasil analisis ini, langkah berikutnya menetapkan "siapa" atau
"calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.
Dari rangkaian kegiatan tersebut, secara garis besar
sudah dapat teridentifikasi "isi" atau "materi" pelatihan
yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan dalam "uraian
tugas" dan "tujuan lembaga". Kemudian langkah terperinci dan
spesifik dapat disusun dalam tahapan-tahapan perencanaan pelatihan.
Dalam mendasain dan merencanakan program pelatihan,
hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak
terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna
"menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca
pelatihan. Keterlibatan dan komitmen semua pihak, terutama pihak manajemen,
akan menjadi kunci keberhasilan program pelatihan. Pepatah mengatakan bahwa
"perencanaan yang baik berarti setengah pekerjaan telah
terselesaikan". Pada umumnya, perencanaan pelatihan lebih banyak
membutuhkan waktu daripada pelaksanaannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan,
(2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu
dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7)
susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) narasumber. Dalam
pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara
pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan
prasarana pendukung lainnya.
Terakhir adalah evaluasi pelatihan dan tindak lanjut.
Banyak pelatihan yang dilakukan hanya menyelenggarakannya saja, setelah itu
tidak ada tindak lanjutnya. Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting
untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik
penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield,
1985). Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu
program (judgement). Objek evaluasi adalah program yang hasilnya memiliki
banyak dimensi, antara lain, kemampuan, kreativitas, sikap, minat, dan
keterampilan. Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui
manfaat dan dampaknya.
Penyusunan rencana pelatihan secara hierarkis dapat
diuraikan sebagai berikut:
Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan
Pelatihan
Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas
Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta
Pelatihan
Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan
Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus
Pelatihan
Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan Langkah
Langkag 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan
(TOR) Langkah
Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan Langkah
Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan Langkah
Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan